Caisse enregistreuse NF525: une obligation depuis 2018
Aujourd'hui, les commerçants doivent être certifiés conformes à la réglementation française via un organisme de certification (LNE et NF525).
Auparavant, un commerçant pouvait réaliser un comptabilité papier ou utiliser n’importe qu’elle solution d’encaissement. Mais désormais, s’il utilise un système d’encaissement, celui-ci doit forcément être certifié conforme à la réglementation française, soit pas l’éditeur lui-même, soit par un organisme de certification (LNE et NF525).
Depuis le 1er janvier 2018, dans le cadre de la comptabilité des entreprises, l’utilisation d’une caisse enregistreuse certifiée NF525 est donc obligatoire. En effet, si une caisse enregistreuse permet d’effectuer des actes de vente, elle a aussi pour vocation de permettre la réalisation d’opérations comptables. Cela est d’autant plus vrai que les commerces doivent maintenant être en mesure de justifier leurs recettes à l’administration fiscale.
La caisse enregistreuse NF525 : gage de confiance
Depuis le début de l’année 2018, les commerçants doivent être équipés d’un logiciel de caisse certifié. En effet, la nouvelle norme sur les caisses enregistreuses s’applique à tous les commerçants qui sont assujettis à la TVA. Cette obligation légale émane de la Loi de Finances numéro 2015-1785 datant du 29 décembre 2015.
L’article 88 de cette loi stipule que lorsqu’un commerce exécute un encaissement au moyen d’un logiciel de comptabilité ou d’un système de caisse, ce dernier doit utiliser un dispositif qui répond à des conditions de sécurisation, d’inaltérabilité, de conservation mais aussi d'archivage des données en anticipation d’un contrôle réalisé par l'administration fiscale, de telles conditions devant par ailleurs être attestées par un certificat remis par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 115-28 du code de la consommation.
Les caisses enregitreuses conformes et le choix de la norme NF525
Si les entreprises peuvent opter pour des procédés tels que l’auto-certification ou la certification LNE, la norme NF525 demeure le meilleur choix, car très répandu et extrêmement fiable. Les caisses enregistreuses NF525 ont fait l’objet de nombreuses années de travail par les acteurs de l’encaissement eux-mêmes, désireux de mettre en place une norme susceptible d’encadrer les bonnes pratiques des éditeurs de logiciels de caisses. Notez évidemment que les produits de notre société Menlog sont tous conformes avec la norme NF525.
Quelles sanctions en cas de caisse enregistreuse non-conforme ?
Pour rappel, les entreprises avaient jusqu’au 1er janvier 2018 pour se soumettre à l’article 88 de la Loi de Finances 2015. Si elles n’ont pas encore fait l’acquisition d’une caisse enregistreuse certifiée, elles s’exposent inévitablement à de lourdes sanctions.
En effet, tandis que la loi condamne déjà fermement la commercialisation et l’usage de caisses enregistreuses permissives (cette dernière faisant de la lutte anti-fraude sa priorité), elle se réserve le droit de sanctionner l’entreprise qui ne respecte pas ses obligations par une copieuse amende fiscale pouvant aller jusqu’à 7 500 €.
Naturellement, lesdites obligations concernent tous les commerces qui sont assujettis à la TVA et qui enregistrent les règlements de leurs clients via un logiciel de comptabilité, un logiciel de gestion ou un système de caisse. Pour finir, nous vous rappelons également qu’à compter de la réception de l'amende, le commerçant contrevenant dispose d'un délai de soixante jours pour régulariser sa situation. Dans le cas contraire, il va sans dire que sa situation s’alourdira d’une pénalité supplémentaire.